ในช่วงนี้หลายออฟฟิศเริ่มเปิดให้พนักงานกลับมาทำงานตามปกติกันแล้ว แต่ถึงยังไงสถานการณ์เชื้อไวรัส COVID-19 ก็ยังไม่น่าไว้วางใจ หากเราปล่อยปะละเลยอาจจะทำให้เกิดการระบาดซ้ำสองได้ การวางแผนในการสร้างพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยให้กับพนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญที่บริษัทจะมองข้ามไปไม่ได้ ซึ่งกุญแจสำคัญที่จะช่วยปรับเปลี่ยนพฤติกรรมพนักงานให้ทำงานภายใต้หลัก Physical Distancing หรือการเว้นระยะห่างทางกายภาพ ที่บริษัทควรให้ความสำคัญมีดังต่อไปนี้
1. Reduce density: บริหารจัดการพื้นที่ในออฟฟิศ
สิ่งที่ควรคิดถึงเป็นอันดับแรกคือการจัดการกับปริมาณความหนาแน่นของจำนวนพนักงาน โดยเฉพาะในส่วนของพื้นที่ที่ทุกคนในออฟฟิศใช้ร่วมกัน แม้จะไม่สามารถขยายพื้นที่ได้แต่ก็มีวิธีน่าสนใจ อย่างมาตรการการแบ่งทีมเพื่อทำงานจากที่บ้านและที่ออฟฟิศ เพื่อลดความแออัดของพื้นที่ทำงาน การขยายทางเดิน ประตูเพื่อลดความหนาแน่นในการใช้งาน
2. Protect Employees: รักษาระยะห่างระหว่างบุคคลเพื่อเพิ่มความปลอดภัย
เมื่อพื้นที่ออฟฟิศมีอยู่อย่างจำกัด ยิ่งควรบริหารจัดการพื้นที่ทำงานเพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับพนักงานมากที่สุด เพื่อให้เกิดการเว้นระยะห่างทางกายภาพของพนักงาน (Physical Distancing) ในขณะที่ยังสามารถใช้พื้นที่เดิมได้อย่างคุ้มค่า โดยสามารถทำได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม partition เข้าไปให้กับโต๊ะทำงาน หรือนำฉากกั้นห้องมาใช้เพื่อเพิ่มพื้นที่ส่วนตัวมากขึ้น รวมถึงการปรับ Layout ออฟฟิศใหม่เช่น จากนั่งคู่กันเป็นการนั่งหันหลังหากัน หรือปรับ Layout โต๊ะเป็นรูปตัว L เพื่อลดการหันหน้าเข้าหากัน เป็นต้น
3. Increase Efficiency: ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพของงาน
แม้หลายสิ่งถูกจำกัด แต่สิ่งที่ควรให้ความสำคัญคือการรักษาประสิทธิภาพในการทำงาน การระดมไอเดีย การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของทีมจะยังต้องสามารถเกิดขึ้นได้เหมือนเดิมโดยยังคงอยู่ในกรอบของมาตรการรักษาความปลอดภัยภายในองค์กร Standing Meeting หรือการยืนประชุมเป็นอีกหนึ่งวิธีที่น่าสนใจ ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาที่พนักงานต้องใกล้ชิดกันในการประชุมได้ถึง 25% นอกจากนั้นยังช่วยลดการสัมผัสของตัวพนักงานกับอุปกรณ์ในออฟฟิศได้ แต่ควรจำกัดจำนวนผู้เข้าประชุม พร้อมกับกำหนดระยะห่างในการยืนประชุมของพนักงานด้วยเช่นกัน
4. Evaluate Performance: มีตัววัดผลของมาตรการความปลอดภัย
แม้จะมีการจัดการพื้นที่ทำงานเพื่อลดความแออัดแล้ว แต่ด้วยความคุ้นเคยอาจทำให้พนักงานหลงลืมจนไม่เป็นไปตามมาตรการที่กำหนดเอาไว้ เพราะฉะนั้นควรมีเครื่องมือวัดผลหรือหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นมารองรับในสถานการณ์เหล่านี้ได้ด้วยเช่นกัน ทุกวันนี้มี Software ชื่อว่า Condeco ที่สามารถช่วยบริหารจัดการพื้นที่ทำงานในออฟฟิศ โดยระบบจะแสดงรายงานสรุปข้อมูลการใช้พื้นที่ กำหนดการใช้งานของพื้นที่ รวมถึงเวลา เปิด-ปิดการใช้งานพื้นที่ต่างๆ และสามารถนำข้อมูลการใช้งานของพนักงานมาวิเคราะห์ได้ว่าส่วนไหนของออฟฟิศมีความแออัด ทำให้สามารถออกแบบและปรับปรุงมาตรการในการบริหารเรื่องความปลอดภัยของพนักงานต่อไปได้
5. Apply Technology: ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการรักษาความปลอดภัย
เทคโนโลยีมีส่วนสำคัญในการช่วยสร้างการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และยังมาพร้อมกับการสร้างความปลอดภัยให้กับพนักงาน บริษัทต้องพร้อมที่จะเปิดรับการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จะเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการ VDO conference กันภายในออฟฟิศหรือ Software ที่จะใช้ทำงานผ่าน Internet
6. Trace and Track: เก็บข้อมูลและติดตามพนักงานที่ต้องสงสัยว่าติดเชื้อ
เมื่อมีมาตรการป้องกันแล้ว บริษัทควรวางแผนในการรับมือหากเกิดเหตุการณ์ที่มีพนักงานติดเชื้อไว้ด้วยเช่นกัน ซึ่งอีกหนึ่งความสามารถของ Condeco คือ สามารถระบุตำแหน่งการนั่งทำงานของพนักงานแต่ละคนว่าในหนึ่งวันได้ไปนั่งบริเวณไหน และสามารถเก็บข้อมูลย้อนหลังได้ ทำให้ติดตามข้อมูลต่อไปได้ว่า พนักงานคนนี้ไปนั่งตรงไหนกับใคร และมีใครใช้พื้นที่นั้นต่อจากเขาบ้าง ช่วยให้ง่ายต่อการติดตามและจัดมาตรการกับพนักงานที่มีความเสี่ยงได้อย่างครบถ้วน
แม้วิธีการทำงานเริ่มเปลี่ยนแปลงไป ออฟฟิศต่างๆ เริ่มมีการใช้ฉากกั้นโต๊ะหรืออุปกรณ์ที่ช่วยในการจัดแบ่งสัดส่วนต่างๆ มากขึ้น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะทำให้รูปแบบของออฟฟิศต้องกลับไปเป็นการนั่งทำงานเหมือนในอดีตเสียทีเดียว
Rockworth แบรนด์ผู้ผลิตและจัดจำหน่ายเฟอร์นิเจอร์สำนักงานแบบครบวงจร มี Product ที่น่าสนใจมากมายที่ออกแบบมาสำหรับรองรับมาตรการเว้นระยะห่างให้กับการทำงานในออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็น ฉากกั้นโต๊ะ หรือ ฉากกั้นแบ่งสัดส่วนห้องที่ดีไซน์มาแล้วว่าจะไม่ทำให้ภาพรวมของออฟฟิศถอยหลังกลับไปในยุคอดีต และยังมี Lounge seating หรือ Hot desk ที่สามารถสร้างมุมส่วนตัวและเว้นระยะห่างทางกายภาพระหว่างพนักงานได้แม้จะอยู่ในพื้นที่เปิดของส่วนกลางก็ตาม
เมื่อพนักงานทำงานภายใต้สภาพแวดล้อมที่มีความยืดหยุ่นมากพอ ประกอบกับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ทุกคนรู้สึกได้ถึงความปลอดภัยในการทำงาน และทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรด้วยเช่นกัน
